En el año 2020 digitalizar tu empresa era opcional. En 2021, y bajo las circunstancias que vivimos, ya no es una opción. O digitalizas tu empresa o quedas fuera del mercado. Una decisión inteligente a día de hoy no se basa en aprovechar las oportunidades, sino también en tomar la iniciativa en terrenos desconocidos. Como puede ser el Internet y mundo digital para muchos negocios.
Quédate conmigo hasta el final del post para que descubras como iniciar la digitalización de tu proyecto.
“No puedo entender porqué la gente está asustada con las nuevas ideas. Yo lo estoy de las viejas”.
John Cage
Vamos con un poco de conceptos. ¿Qué es la digitalización de un negocio?
¿Qué es la digitalización?
Es el uso de herramientas y tecnología (webs, apps, softwares, redes sociales, etc.) que permiten a las empresas mejorar procesos, eficiencia y sobretodo innovar el modelo de negocio, tomando en cuenta las condiciones actuales del mercado.
Las condiciones para todos los negocios en este 2020 cambiaron de forma radical, con 3 meses de teletrabajo o home office obligatorio, se evidencio la realidad de muchas empresas y su poca presencia en el mundo digital.
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Ventajas de digitalizar tu Empresa
Enumerar los beneficios de digitalizar tu negocio puede ser una lista interminable. Por eso, vamos con los principales beneficios:
- Mejor organización de datos
- Aumento de la productividad
- Reducción de costos en infraestructura
Si empleados y directivos pueden acceder a los datos e informes de manera rápida y eficaz, es mucho más fácil ser competitivo en el mercado. Cuando me refiero a digitalizar una empresa, no basta con actualizar tus redes sociales de vez en cuando. Se trata de brindar una experiencia completa en línea, y por cómo van las cosas, este será el único camino para seguir ofreciendo productos y servicios.
¿Cuánto tiempo toma a tu equipo buscar contratos, documentos, facturas? Con un correcto proceso de digitalización reduces el tiempo en este tipo de tareas como búsqueda de archivos, ademas de conservar mejor los documentos. Asi , tu equipo puede dedicar su tiempo a tareas más productivas.
El recurso humano y la digitalización.
No cabe duda que, las personas son el factor principal para que la digitalización de negocios funcione, programas, aplicaciones o softwares no serían del todo eficientes sin el aporte de gente real. El objetivo de la digitalización y automatización de procesos es conservar el capital humano y reducir costos operativos.
Es fundamental garantizar que tu equipo adopte una cultura digital, comprenda los beneficios y sobretodo no se resistan al cambio. Tu tarea como directivo es: comunicar las ventajas y reducir miedos.
Como empezar el proceso de digitalizar una empresa
Una buena forma de comenzar con este proceso es comunicar al resto de la organización la intención de digitalizar la empresa. Cual es el motivo y cuales serán los resultados que espera tu organización frente a la digitalizacion.
Así que, vamos con los 7 pasos principales para virtualizar un negocio
1 Comunicar y eliminar temores.
Lo primero es considerar el factor “FUD”, acrónimo en inglés de Fear, Uncertainty and Doubt, que en español significa: miedo, incertidumbre y duda.
Si las personas que conforman tu organización temen que durante el proceso su trabajo sea remplazado, provocara un rechazo generalizado al cambio. Tu misión es comunicar y demostrar que la digitalización es para aumentar la productividad de la empresa. La digitalización y automatización de procesos está enfocada para que los empleados puedan centrarse en tareas importantes.
2 Evalúa tu empresa
¿Qué tipo de organización tienes? ¿Tienes un emprendimientos, pyme o una organización de cientos de empleados? ¿Cómo vas a ofrecer tus servicios? ¿Dónde vas a ofrecer tus productos? No basta con crear una web y una app, lo principal es evaluar interna y externamente tu empresa.
En algunos casos aplicaciones, nubes y softwares como: Google drive, trello, slack son la respuesta para tener herramientas tecnológicas a dispocion. Para empresas grandes, seguro necesitan un desarrollo(software, Saas) a medida.
3 Sinceridad de principio a fin.
Vas a necesitar mas de una reunion para explicar y socializar los motivos y resulrados que esperas tras este proceso. Realiza varias reuniones con personal experimentado para que pueda aclarar a tu equipo cualquier tipo de duda sobre su futuro laboral:
- ¿Como la digitalización afectara su vida laboral?
- ¿Qué impacto tendrá en las tareas que desempaña?
Recuerda que: un equipo se hace más fuerte cuando sienten el respaldo de su líder.
4 Liderazgo y trabajo en equipo
Durante el proceso de digitalización tienes que asumir el liderazgo de principio a fin, sin embargo, esto no significa que eres el único responsable. Conforma un equipo equilibrado entre directivos y operarios, esto hará que tu equipo, aparte de sentirse involucrados en el proyecto , aporten con su conocimiento para diseñar procesos eficaces.
5 Capacitaciones
Durante la transición es vital la capacitación continua, solicita a al consultor o empresa que te va asesorar durante la digitalización capacitaciones continuas, asesorías privadas y lo que sea necesario para que no queden sesgos en el proceso.
Asegúrate que no queden sesgos en el proceso de digitalización. Durante el proceso de transición, es vital la capacitación continua: asesorías, talleres, sesiones de preguntas y respuestas, y todo lo que necesites para familiarizar a todos con el proceso y nuevas herramientas que serán parte de su día a día
6 Paso a paso
Evalúa junto a tu equipo directivo que áreas tienen prioridad, o que área causará mayor impacto en el proceso de digitalización. No es aconsejable digitalizar procesos enteros de la noche a la mañana. Ve despacio y sobretodo alivia preocupaciones sobre el uso de la tecnología.
7 Pagina web, aplicaciones y otras herramientas digitales
Para cualquier tipo de proyecto, es fundamental contar con una página web propia, según el tamaño de tu empresa vas a necesitar incorporar funcionalidades específicas: comunicación interna entre el personal, acceder archivos, compartir archivos, etc.
Te invito a leer un artículo sobre el costo de crear una web por cuenta propia. ¿Cuánto cuesta una web en Ecuador?
En el caso de compartir, editar y acceder archivos, en muchas ocasiones lo puedes suplir contratando servicios de nube como: Dropbox, Google Drive, etc.
¿Necesitas una aplicación? Lo importante es facilitar la comunicación y proceso de compra para los usuarios. Evalúa si necesitas una web, una app o ambas. ¿Como vas a ofrecer tus productos y servicios? ¿ La digitalización genera cambios a nivel de logística para tu modelo de negocio?
Conclusión
No tengas miedo al cambio, en estos tiempos digitalziar tu negocio puede ser la diferencia entre continuar en la batalla o retirarse. Nos encontramos en tiempos difíciles y el sector privado tiene que reinventarse para poder salir adelante.
Busca asesoría profesional para realizar este proceso con éxito. ¿Cuéntame si vas a digitalizar tu negocio? Me gustaría saber tu opinion.
